NHRI Communications
學術交流
NIH 研究計畫電子收件措施
美洲華人生物科學學會為促進世界各地生物及醫學領域之華裔專家學者及研究人員之交流，定期舉辦學術討論會議，2006年大會於今(95)年7月19至23日於美國舊金山舉行，針對基礎、應用、臨床之醫學研究、新興之生物醫學科學，及生物科技研究等領域進行深入探討。
第一場研習會於7月19日下午2:00開始舉行，主題為美國國家衛生研究院(National Institutes of Health, 以下簡稱NIH) 研究計畫申請，主要探討NIH之電子化，如何在電子e世代獲得計畫補助? (NIH Grant Application Workshop: NIH Goes Electronic: How to Get Grant Support in the E-Age? )，其中一個有趣的講題為研究計畫電子申請(Electronic Grant Submission)，由NIH藥物濫用研究所(National Institute on Drug Abuse/NIH/DHHS) 院外處處長Dr. Teresa Levitin主講，深入淺出說明美國NIH研究計畫走向電子申請之推動過程與步驟，謹摘要如下。
電子化申請整體效益
NIH於2005年收到75000件研究計畫申請案，自2006年起，NIH逐步推動研究計畫從紙本申請走向電子化申請，頗具成效。NIH計畫補助電子化的實施期程，首先由數量較少的個人研究計畫與小型補助計畫開始(例如R21 and R03電子申請於2006年6月啟動)。NIH預定宣布 R01計畫合約補助計畫於2007年2月1日起啟動電子申請。其效益包含消除收集紙本計畫的負擔，縮短申請到確定補助之流程，提升效率。電子化產生可觀的資料庫做為知識管理及其他分析引用參考依據，電子驗證機制且增進資料的正確性與品質，而電子申請可節省二億張以上的紙張與無數的人力成本，減少掃描、影印、與資料登錄的人力成本；同時，計畫之影像較為清晰且為彩色影像等。
Grants.gov 入口網站與 NIH 計畫申請電子化的實施步驟
Grants.gov 是美國聯邦政府單一線上申請計畫的入口網站，提供個人、企業、州政府、或地方部落政府，以電子化方式蒐尋研究補助機會及提出申請。目前 Grants.gov 是一個跨機構的入口網站(http://www.Grants.gov)，包含900個計畫補助類型，26個計畫補助機構，每年補助金額逾3500億美元($350 billion)。
NIH計畫補助電子化的實施步驟，是先將補助機會公布於Grants.gov 網站之”Apply”大項中，一般為申請日兩個月前公布時即提供應用軟體於線上供申請者下載及使用，計畫申請開始日期即為Grants.gov線上受理電子申請的第一天 (Open date)，凡以該應用軟體撰寫完成的計畫即可於Open date起上線申請。
從Grants.gov 網站 或 NIH申請手冊獲知申請機會後，電子收件處理步驟如下：
步驟1：下載申請應用軟體(PureEdge Software 讀取軟體可於線上免費下載)。
步驟2：撰寫完成研究計畫。
步驟3：透過授權機構代表(Authorized Organizational Representative，AOR)於Grants.gov 網站於線上送出申請。
步驟4：在收到NIH通知已成功收件後，可於線上NIH Commons查尋申請案之現況。
步驟5：eRA軟體將檢視申請案是否依照NIH規定撰寫，如預算編列，頁數限制，是否已附上必須繳交之資料等等。
步驟6：申請案一旦通過檢視，SF424 (R&R)計畫申請結果影像將顯示於NIH Commons 網頁上，申請者有兩天時間可觀看該申請結果，如為NIH接受，申請者就完成送出程序，NIH將受理該申請案，如有問題SO不被接受，就不會顯示在NIH Commons，必須修正後再送出到 Grants.gov。(Principal Investigators should view image too, but authority to reject is with SO)。
步驟7：申請案未照NIH規定撰寫將發生錯誤，以警告(Warnings)和錯誤(Errors)兩種方式列出。警告不致於終止申請案繼續送審，錯誤則務必要完成修正後再送到Grants.gov重新申請。
步驟8：無錯誤的申請案將會進入送審階段(the referral process)，由研究所及審查委員會分派審查。
申請電子提送計畫的準備工作(雙重登記)
1. 第一項登記：Grants.gov網站受理兩種登記，首先，申請機構須登記成為 Central Contractor Registry (CCR)，並取得DUNS編號 (Data Universal Numbering System number)，只要申請一次即可，此DUNS編號適用於所有美國聯邦機關之電子申請。細節可至http://grants.gov/GetStarted網頁查詢。此項登記不需等到有申請機會才提出，但是要特別注意，這項申請作業至少要四週才能完成，所以一定要在申請計畫日截止前四週提出申請。
2. 第二項登記：eRA Commons申請機構必須登記，只要申請一次即可。研究計畫主持人(Principal Investigator，PI)必須透過該所屬機構申請登記；同樣的，這項申請作業至少要四週才能完成，所以機構與PI一定都要在申請計畫日四週前提出申請。
綜言之，在登記方面包含: 申請者需要有DUNS number (機構)，NCage number (機構)， Central Contractor Registration number (機構每年編號)，Grants.net registration (機構)，NIH Commons (機構和計畫主持人)。
申請計畫的技術問題
1. 申請機構必須填寫所有必填欄位，從Grants.gov 網站下載 PureEdge 軟體的讀取軟體(Viewer)以利直接線上申請。要注意，使用麥金塔電腦者現在必須PC emulator才能使用PureEdge 表單。
2. 申請機構也可以自行建置系統對系統XML交換機制與Grants.gov交換文件。
3. 所有附檔須以PDF型式繳交，例如 cover letter，附錄等。Grants.gov列出一些可用工具軟體於http://www.grants.gov/assets/PDFConversion.pdf網頁上。
4. Grants.gov與麥金塔電腦不相容，Grants.gov已與NIH合作開發Citrix Server供所有使用者使用，此Citrix Server免費提供非Windows使用者下載和撰寫PureEdge表單，並可供非Windows使用者完成電子申請。細節請參考http://www.grants.gov/MacSupport網頁說明。
電子申請 適應之道:
1. 研究人員需預留足夠時間來進行電子申請，練習申請軟體，以避免萬一需要更多時間來適應。特別要注意，過去NIH計畫申請截止日期以郵寄的郵戳日期為準，改為電子收件後則以截止日期當天下午五時整為截止時間。該電子收件一開始以 NIH 所在時區下午五時整為截止時間，目前已改善為美國國內申請機構所在時區之下午五時整，逾時不候。因此，申請者需要有充份的時間來進行電子申請，尤其要注意避免網路壅塞。
2. 到NIH網站上觀看更新資訊與新的常問問題集(Q&As) 。有疑問要早點問，經常問。
3. 電子申請需要申請機構與計畫主持人共同完成。 事先登記取得編號才能送出電子申請。
4. 送出電子申請後，必須查看並確認申請的結果。
《文：陳麗秋；圖：Grant.gov & NIH 網站內容》